Een beurs voorbereiden om een instelling te vertegenwoordigen

Bent u een instelling en wilt u zoveel mogelijk actoren uit het onderwijs ontmoeten op één enkele plek? De voordelen van een deelname aan een vakbeurs moeten niet langer worden bewezen, op voorwaarde dat de beurs (beurzen) waar u een stand opzet op het juiste doelpubliek zijn gericht. De voordelen van een deelname aan een vakbeurs moeten niet langer worden bewezen, op voorwaarde dat de beurs (beurzen) waar u een stand opzet op het juiste doelpubliek zijn gericht.

De deelname aan een vakbeurs is de ideale gelegenheid om uw publiek te ontmoeten en de tijd te nemen om samen met hen te spreken, hen zo goed mogelijk informatie te bieden en ze uw instelling te laten ontdekken en herontdekken.

Om de deelname van uw instelling zo goed mogelijk voor te bereiden, is het belangrijk om op een gepaste manier te communiceren over het evenement waaraan u zal deelnemen.

Een team mobiliseren voor de beurs

Een beurs duurt vaak enkele dagen. De ervaring is vaak fysiek en mentaal erg uitdagend.

Het is dan ook interessant om een “projectmanager beurs” aan te stellen die alle acties coördineert die nodig worden geacht voor de deelname aan een vakbeurs.

Deze persoon zal blijk moeten geven van een goed organisatorisch vermogen, kennis inzake communicatie en marketing, alsook een uitstekende kennis van de activiteiten van uw instelling.

U zal zeker duidelijke en realistische doelstellingen voor uw team moeten vastleggen.

De stand voorbereiden voor uw instelling

De stand: een onmisbaar aandachtspunt dat heel wat voorbereidend werk vraagt voor uw deelname aan een vakbeurs, aangezien het de plek is waar alles zal gebeuren!

Let erop dat u een goede plaats kiest

Idealiter zorgt u ervoor dat uw stand zich bevindt op één van de belangrijkste doorgangsroutes van de beurs. Daarom is het goed om de gids met plannen en tarieven van de beurs te raadplegen en uw reservatie voor te bereiden.

U kan ook contact opnemen met uw partners die zullen deelnemen aan dezelfde vakbeurs als u. Op die manier kan u synergieën creëren door nabijgelegen plekken te reserveren met uw partners.

Richt uw stand in zodat deze goed zichtbaar is

Uw stand heeft in de eerste plaats de bedoeling om de aandacht van voorbijgangers te trekken door de activiteiten van uw instelling waarheidsgetrouw weer te geven.

Indien u zorgt voor animaties op uw stand, moet u erop toezien dat er een vrije ruimte wordt voorzien om deze animaties uit te voeren. Deze ruimte zal u tevens de mogelijkheid bieden om vrij te spreken met uw bezoekers.

Bezoekers aantrekken tijdens de beurs

De inrichting van uw stand speelt een essentiële rol voor de zichtbaarheid van uw instelling tussen alle andere stands van de beurs. De animaties zullen de aandacht van de voorbijgangers op een efficiënte manier kunnen trekken.

Al was het maar met behulp van een photocall die wordt geplaatst voor een originele achtergrond of, bijvoorbeeld, de organisatie van een wedstrijd of een quiz.

Hun plaatsing vergt slechts een beetje meer budget en organisatie, maar een menigte zal altijd een nog grotere menigte aantrekken. We zien maar al te vaak dat een tiental personen naar een animatie kijken terwijl er slechts vier personen effectief aan deelnemen.

Zorg voor een goede organisatie voor de start van het evenement

Hoe vroeger u uw plaats reserveert, hoe meer stands er nog beschikbaar zullen zijn. U bent er met andere woorden zeker van dat u de stand kan kiezen die het best is aangepast aan uw instelling.

 

Vraag om gecontacteerd te worden